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電話応対

会社に入社したての頃の不安の一つに電話応対がありますねんや。わても入社したての頃は、緊張してしもて、なかいなか電話を取ることがでけしまへんやった。慣れてまえばなんともへんことなんやけど、電話応対の様々なマナーがわからへん頃はちゃんとできるかどうかが不安でしゃあないですわや。電話応対の基本について知り、不安を減らしていきまひょ。

電話応対の重要性

会社に勤めて何年も経つ人にとってみれば、「電話応対やなんて簡単」思っとる人も多いでっしゃろ。そやけど、そら何年も経っとるからで、新入社員にとっては苦手な仕事の一つでもおます。電話がなるとビクッとして、どないしょ思っとる間にも電話は鳴り続け、はよ電話に出なさいと用心されてしもたことがある人もおるでっしゃろ。電話応対は緊張するもんなんやこれがホンマに。そやけど、電話に出るだけとはいえ、最初に電話に出る人の声と対応で、その会社のイメージが決まってまうのや。それを知っとるからこそ、余計に緊張してまうんですわや。電話での応対はお互いに顔が見えへんために、声だけで判断されてしまいまんねん。やからこそ、電話応対は社会人の基本でありながら、どエライ大切な仕事なんやこれがホンマに。

電話応対の基本

会社にかかってくる電話は、どなたはんからどなたはんへの用件かちうんは電話に出るまでわからしまへん。電話応対の基本に3つのポイントがおます。

*丁寧に

あんさんの電話での口調や声の高さで、先方はあんさんの人柄や会社の雰囲気を判断しまっせ。顔が見えなくとも、明るくはきはきした声で電話応対するっちうことが大切や。

*正確に

伝言を受ける場合だけでなく、担当者同士での連絡やアポイントにも正確さが求められはります。日時や場所はお互いにきちんと確認しておきまひょ。

*迅速に

伝言を受けた場合やオノレだけで処理しきれへん内容やった時は、すみやかに担当者や上司に電話の内容を伝えるようにしておくんなはれ。

電話応対マナー

電話応対は、今も昔もあんまり変わってへんねん。相手が快適に電話できるような応対が大切になってきまんねん。

*3コール以内にでる

電話のコールが長くなったら、呼び出してん先方はイライラしてしもてまんねん。3コール以上かかって電話に出た場合は、「お待たせしときました」の一言を付け加えるようにしまひょ。逆に1コールやぐに出てまうと、先方ではコールが聞こえへんまんまに電話に出られてしもて、ギョーテンするっちうこともおます。かける側とかかっとる側とでは、コールに数秒のズレがおます。

*電話に出たとき名乗る

会社ごとに電話応対のマニュアルはちゃいますが、会社名とオノレの名前、場合によって部署も名乗るんや。どなたはんが電話に出たかちう確認が取れると、相手は安心しまっせ。

*ゆっくり話す

電波状態や周囲の雑音が大きいと、電話がはっきり聞こえんときがおます。いつものスピードで話をすると、先方が聞き取れへんことがおますさかい、毎日毎晩壱年中よりもゆっくりと話をするとよいでっしゃろ。ゆっくりした口調は落ち着いた印象を与えることもできまんねん。

*相手が名前を名乗らへん

電話をかけてくる人によっては、オノレの名前を名乗らんといきなり「○○はんおるんか?」と聞く人もおりますわ。そないな風な場合、じぇったいどなたはんなんかを確認するためにも「失礼やけど、そやけどアンタ、お名前をよろしいでっしゃろか?」や「失礼やけど、そやけどアンタ、どちら様でっしゃろか?」とたずねるようにしまひょ。また、実際ケツまで言わんと「失礼やけど……」と語尾を濁すと名乗ってくれる場合も多いですわ。

*相手を待たせるとき

担当者へ電話を替わるときには「少々お待ちしておくんなはれ」と言葉遣いに気いつけておくんなはれ。「ちびっとお待ちしておくんなはれ」「ちーとばかし待っておくんなはれ」では相手に失礼に当たるんや。

*社内の人間の役職はつけへん

電話の相手は「○○課長はおるんか?」とたずね、席に不在やった時は「エライ申し訳ございまへん。ただいま○○は席をはずしとりまんねん。」と答えまひょ。つい、相手の言葉と同じように「○○課長は席をはずしとりまんねん。」と答えてまう場合がおますが、社内の人間の役職はつけてはいけまへん。

*電話を切る時は先方から

通話が終わり、電話を切る時は先方が電話を切るのを待ちまひょ。電話を切るときの原則はかけた方から電話を切るんや。オノレから電話を切ってまうんは失礼や。

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